Εάν μια εταιρία, κάθε μεγέθους, είναι η μηχανή, τότε το λογιστήριο είναι το GPS και η Τ.Ν. είναι το λογισμικό πλοήγησης που την κρατά στον ασφαλές δρόμο για την ανάπτυξή της
Πώς μπορεί πρακτικά και απλά μια μικρομεσαία επιχείρηση να αυξήσει την αποδοτικότητα του λογιστηρίου και να εντάξει στις λειτουργίες του τις δυνατότητες της Τεχνητής Νοημοσύνης (Τ.Ν.) με τρόπο ρεαλιστικό, οικονομικό και λειτουργικό;
Του Νάσου Χατζητσάκου
Αποτελεί κανόνα γνωστό το γεγονός ότι η λογιστική και η οικονομική διαχείριση αποτελούν τον νευραλγικό πυρήνα κάθε επιχείρησης, είτε μικρομεσαίας είτε μεγάλης εταιρίας. Για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜμΕ) στην Ελλάδα, το οργανωμένο λογιστήριο είναι ζήτημα επιβίωσης, όχι απλώς καλής πρακτικής.
Αρκεί, όμως, στις σημερινές απαιτήσεις της αγοράς το παραδοσιακό μοντέλο λειτουργίας ενός λογιστηρίου; Η τεχνολογία και ειδικά η Τ.Ν. (Artificial Intelligence ή A.I.) μπορούν να δώσουν σε κάθε ΜμΕ ψηφιακά εργαλεία τα οποία μέχρι πρότινος ήταν ένα πολύ ακριβό «προνόμιο» μόνο των «μεγάλων».
Εν αρχή…
Το πρώτο βήμα για την ενσωμάτωση της Τεχνητής Νοημοσύνης στο λογιστήριο μιας επιχείρησης είναι καταρχάς η αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης υπό την οποία λειτουργεί. Ο ιδιοκτήτης της πρέπει να εξετάσει πόσα παραστατικά εκδίδονται ανά μήνα, εάν γίνεται σωστή καταχώριση σε πραγματικό χρόνο, αν υπάρχει παρακολούθηση ταμείου, οφειλών και υποχρεώσεων, καθώς και ποια είναι τα πάγια έξοδα και ποιο το περιθώριο ρευστότητας.
Αν, για παράδειγμα, μια επιχείρηση συνεχίζει και σήμερα να εκδίδει χειρόγραφα παραστατικά ήδη είναι πίσω από τις εξελίξεις. Η χρήση εμπορικού λογισμικού δεν είναι πολυτέλεια πια. Αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα της βασικής υποδομής του λογιστηρίου της, ούτως ώστε η καθημερινότητα να μην εξαρτάται από «τετράδια και μπλοκάκια».
Εργαλεία
Ηδη η ελληνική αγορά διαθέτει πλήθος εφαρμογών, είτε cloud είτε τοπικά εγκατεστημένες, οι οποίες καλύπτουν τις ανάγκες ακόμα και της πιο μικρής επιχείρησης. Για παράδειγμα, προγράμματα όπως το Epsilon Smart, Softone, Prosvasis και Elorus προσφέρουν λειτουργίες για: α) έκδοση παραστατικών, β) αυτόματη αποστολή στην ΑΑΔΕ μέσω myDATA, γ) διαχείριση ταμείου, δ) καρτέλες πελατών/προμηθευτών και ε) ανάλυση εσόδων/εξόδων.
Πρακτικά
Καθίσταται σαφές, λοιπόν, ότι η είσοδος της Τεχνητής Νοημοσύνης στο λογιστήριο μια επιχείρησης δεν είναι πλέον θεωρητική άσκηση επί χάρτου. Υπάρχουν πρακτικές εφαρμογές, απλές, τόσο για μεγάλες όσο και για μικρομεσαίες αλλά και μικρές επιχειρήσεις, οι οποίες μπορούν να βελτιώσουν άμεσα την αποδοτικότητα, μεταξύ άλλων, στους εξής τομείς:
1. Στην αυτόματη κατηγοριοποίηση εξόδων και παραστατικών: Μέσω OCR (Optical Character Recognition), εργαλεία A.I. αναγνωρίζουν τιμολόγια και αποδείξεις, εξάγουν τα ποσά, τον ΦΠΑ, τους λογαριασμούς και κατηγοριοποιούν το έξοδο (π.χ., ενέργεια, πρώτες ύλες, καύσιμα).
Η χρήση τέτοιων εργαλείων μειώνει τον χρόνο καταχώρισης και περιορίζει τα λάθη. Εφαρμογές όπως το Fintail ή τα plugins του QuickBooks κάνουν ήδη αυτόματη ανάγνωση και αντιστοίχιση εξόδων με τις λογιστικές κατηγορίες.
2. Στην πρόβλεψη ταμειακών ροών (cash flow forecast): Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να αναλύσει το ιστορικό πωλήσεων και εξόδων και να υπολογίσει: α) πότε θα έχει η επιχείρηση έλλειψη ρευστότητας, β) ποια τιμολόγια αργούν να εξοφληθούν, γ) τις βέλτιστες ημερομηνίες πληρωμής προμηθευτών ώστε να διατηρείται θετικό ταμείο.
Ενα τέτοιο εργαλείο επιτρέπει στον επιχειρηματία να προνοήσει, αντί να αντιδρά εκ των υστέρων. Σε περιβάλλον αβεβαιότητας, η πρόβλεψη είναι εργαλείο επιβίωσης.
3. Στη δημιουργία αυτοματοποιημένων reports: Η Τ.Ν. συνθέτει σε πραγματικό χρόνο αναφορές για: α) εξέλιξη πωλήσεων, β) σύγκριση στόχων με πραγματικά δεδομένα και γ) ανάλυση κερδοφορίας ανά πελάτη ή προϊόν.
Σημειώνεται ότι αυτά τα reports μπορούν να διαμορφώνονται ανά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα (!) χωρίς την ανάγκη χειροκίνητης επεξεργασίας Excel ή τυπικών λογιστικών αναφορών.
4. Στην τιμολόγηση: Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει ακόμα και στη διαμόρφωση τιμών, εντοπίζοντας ποια προϊόντα ή υπηρεσίες έχουν μικρό ή μεγάλο περιθώριο κέρδους και ποια εποχικότητα. Με αυτά τα δεδομένα, μπορεί να γίνουν μικρορυθμίσεις στις τιμές, ώστε να αυξηθούν τα περιθώρια χωρίς να επηρεαστεί η ζήτηση.
Οφέλη
Το λογιστήριο μιας επιχείρησης με την αξιοποίηση και τη χρήση της Τ.Ν. μπορεί να εξοικονομήσει:
– 30%-50% του χρόνου καταχώρισης.
– 20% του κόστους εξωτερικής λογιστικής υποστήριξης (με καλύτερη προετοιμασία φακέλων).
– Χαμένες εισπράξεις, αφού εντοπίζονται έγκαιρα τα καθυστερημένα τιμολόγια.
Παραγωγικότητα
Η παραγωγικότητα με την αξιοποίηση της Τ.Ν. δεν σημαίνει να γίνονται τα πάντα γρηγορότερα, αλλά να γίνονται έξυπνα. Οι πιο αποδοτικές ΜμΕ, με τη βοήθεια της Τεχνητής Νοημοσύνης: Καταχωρίζουν σε πραγματικό χρόνο και όχι με καθυστέρηση 10 ημερών, παρακολουθούν εβδομαδιαίως την ταμειακή εικόνα και αντιπαραβάλλουν έσοδα/έξοδα με στόχους και προϋπολογισμό.
Φυσικά, δεν πρέπει να παραβλέπεται το γεγονός ότι πίσω από κάθε σύστημα βρίσκεται ο άνθρωπος. Το λογιστήριο λειτουργεί σωστά όταν το προσωπικό έχει βασική εκπαίδευση σε οικονομικά και στην τεχνολογία.
Τι προκύπτει με βάση αυτά τα δεδομένα; Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν θα αντικαταστήσει τους λογιστές. Ομως με την αξιοποίησή της γίνεται το απαραίτητο «βήμα» για τη διαμόρφωση ενός πιο ευέλικτου, ψηφιακού, προβλέψιμου λογιστηρίου, το οποίο, πλέον, θα μπορεί να σχεδιάσει το μέλλον της επιχείρησης. Πολύ απλά, εάν η επιχείρηση είναι η μηχανή, τότε το λογιστήριο είναι το GPS και η Τεχνητή Νοημοσύνη είναι το λογισμικό πλοήγησης που την κρατά στον ασφαλές δρόμο για την ανάπτυξή της.
Η A.I. απαντά στα βασικά ερωτήματα των «αρχάριων»
Απαντήσεις στα πιο βασικά ερωτήματα των «αρχάριων» επιχειρηματιών σε σχέση με την Τεχνητή Νοημοσύνη και την ενσωμάτωσή της στα λογιστήριά τους δίνει η ίδια η Τ.Ν. (Artificial Intelligence ή A.I.).
Ερώτηση: Πώς θα ενσωματώσω την Τεχνητή Νοημοσύνη στο λογιστήριό μου; Μπορεί να κάνει μόνη της τη «βαριά δουλειά»;
Απάντηση: Μπορεί να σου ακούγεται περίεργο, αλλά γίνεται. Με εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης (όπως το OCR) μπορείς να αυτοματοποιήσεις διαδικασίες και να αποκτήσεις προβλέψεις και αναλύσεις χωρίς να γράφεις ούτε μια γραμμή κώδικα.
Ερ.: Δεν ξέρω τίποτα από αυτά. Τι είναι η Τ.Ν.; Τι είναι το OCR;
Απ.: Η Τεχνητή Νοημοσύνη είναι λογισμικό που «μαθαίνει» από τα δεδομένα σου και σου προτείνει ενέργειες ή κάνει προβλέψεις. Το OCR (Optical Character Recognition) είναι μια τεχνολογία που «διαβάζει» έγγραφα και τα μετατρέπει σε επεξεργάσιμα αρχεία. Για παράδειγμα, σκανάρεις μια απόδειξη και το σύστημα σου φτιάχνει αυτόματα το Excel. Οι εφαρμογές OCR υπάρχουν δωρεάν σε app stores.
Ερ.: Ποιο είναι το πρώτο βήμα για να ενσωματώσω την Τ.Ν. στο λογιστήριο;
Απ.: Αρχισε να μαζεύεις όλα σου τα παραστατικά και τα σκανάρεις με μια OCR εφαρμογή. Ετσι σύντομα θα έχεις ένα πλήρες ψηφιοποιημένο αρχείο για το λογιστήριό σου. Τα αρχεία αυτά μετά θα τα περάσεις σε ένα από τα εξής απλά εργαλεία:
Στα Google Sheets: Είναι ένα online φύλλο Excel που αποθηκεύει τα δεδομένα σου αυτόματα και μπορεί να συνδεθεί με άλλες εφαρμογές.
Στο Zoho Books: Είναι μια απλή και φιλική online εφαρμογή που σε βοηθά να οργανώνεις τιμολόγια, πληρωμές και έξοδα. Υπάρχει και δωρεάν πλάνο.
Ετσι θα μπορείς να συνδέσεις το Google Sheets με μια εφαρμογή Τ.Ν. (μέσω plugins ή add-ons) και να της ζητάς να σου ετοιμάζει εβδομαδιαίες αναφορές ή να εντοπίζει ανωμαλίες στα έξοδά σου. Επίσης, υπάρχουν εξειδικευμένα εργαλεία τα οποία προβλέπουν και προειδοποιούν για πιθανές ελλείψεις ρευστότητας και φτιάχνουν σχετικές αναφορές (reports).
Ερώτηση: Δηλαδή, ο λογιστής μου καταργείται;
Απάντηση: Οχι. Απλώς έχεις πλέον έναν «ψηφιακό βοηθό» που του δίνει έτοιμα στοιχεία, τον βοηθά να σου προσφέρει καλύτερη καθοδήγηση και εσύ παίρνεις πιο γρήγορα αποφάσεις.
Ερώτηση: Πόσο κοστίζουν όλα αυτά;
Απάντηση: Τα περισσότερα εργαλεία είναι δωρεάν ή έχουν πολύ χαμηλό κόστος έκδοσης, οπότε μπορείς να αρχίσεις δοκιμαστικά, χωρίς καμία επένδυση, μόνο με το κινητό σου και μια σύνδεση στο διαδίκτυο. Αν θέλεις μια πιο αναλυτική εικόνα:
Χαμηλό κόστος (0-10 €/μήνα): Εφαρμογές OCR (π.χ., Adobe Scan, Microsoft Lens), Google Sheets, βασική χρήση του Zoho Books και χρήση εργαλείων A.I. με δωρεάν APIs ή πρόσβαση μέσω ChatGPT (freemium).
Μεσαίο κόστος (10-30 €/μήνα): Αναβάθμιση λογαριασμών σε επαγγελματικά πλάνα (π.χ., Zoho Books Premium, Fintail.ai με πλήρη dashboard και υποστήριξη προβλέψεων), σύνδεση A.I. με Google Workspace.
Υψηλό κόστος (30+ €/μήνα): Πλήρης αυτοματοποίηση με συνδυασμό εργαλείων, επαγγελματικά plugins για ChatGPT ή υποστήριξη μέσω τρίτου συνεργάτη/λογιστή με εμπειρία στην ενσωμάτωση τεχνολογιών.
Ενα 14ήμερο πρόγραμμα εκμάθησης
Με τη βοήθεια της Τ.Ν. (του λογισμικού της ChatGPT) η «DEALnews» παρουσιάσει ένα πρόγραμμα εκμάθησης των δυνατοτήτων του «ψηφιακού βοηθού», χρονικής διάρκειας 14 ημερών. Αλλωστε, η εκπαίδευση στην Τ.Ν. δεν απαιτεί πτυχίο πληροφορικής…
Ενα πρόγραμμα εκμάθησης της Τ.Ν. δύο εβδομάδων, σχεδιασμένο για ιδιοκτήτες και υπαλλήλους μικρομεσαίων επιχειρήσεων, μπορεί να έχει ως εξής:
1η ημέρα: Εισαγωγή στην Τεχνητή Νοημοσύνη – Τι είναι, πώς χρησιμοποιείται, τι μπορεί να προσφέρει στις ΜμΕ. Πλατφόρμες: YouTube, Coursera.
2η και 3η ημέρα: Εκμάθηση OCR, πρακτική με Adobe Scan ή Microsoft Lens και δημιουργία ψηφιακού αρχείου παραστατικών.
4η και 5η ημέρα: Google Sheets, βασικές συναρτήσεις και δημιουργία πίνακα εξόδων/εσόδων.
6η και 7η ημέρα: Καταχώριση στοιχείων, πρακτική καταγραφή σε αρχείο εξόδων και ανάλυση σεναρίων.
8η ημέρα: Εκμάθηση χρήσης Τ.Ν., δημιουργία οικονομικών περιλήψεων και σύνταξη οικονομικών reports.
9η και 10η ημέρα: Εκμάθηση Zoho Books ή Fintail.ai, δημιουργία λογαριασμού, βασικές λειτουργίες και προβλέψεις ροών.
11η ημέρα: Διασύνδεση Google Sheets με Τ.Ν., χρήση απλών prompts για ερωτήματα και αναφορές.
12η και 13η ημέρα: Πραγματοποίηση ανάλυσης ταμειακών ροών, εφαρμογή προβλέψεων και μηνιαίων budget.
14η ημέρα: Επισκόπηση και αξιολόγηση δυνατοτήτων και διαμόρφωση βασικής ρουτίνας χρήσης Τ.Ν.
Από το Excel, στο έξυπνο dashboard
Τις τελευταίες δεκαετίες το Excel αποτέλεσε, ως γνωστόν, το βασικό εργαλείο κάθε λογιστηρίου. Σήμερα η Τεχνητή Νοημοσύνη και τα έξυπνα συστήματα αναφορών προσφέρουν στις επιχειρήσεις dashboards σε πραγματικό χρόνο!
Ο επιχειρηματίας μπορεί να παρακολουθεί ανά πάσα στιγμή τις πωλήσεις της ημέρας, την κίνηση του αποθέματος, τις ληξιπρόθεσμες υποχρεώσεις, τις καθυστερούμενες εισπράξεις και τη συνολική ταμειακή πρόβλεψη για τις επόμενες 30 ημέρες. Η χρήση εργαλείων όπως το Power BI, το Zoho Analytics ακόμα και ενσωματωμένες λειτουργίες του QuickBooks ή του Epsilon Smart επιτρέπουν τη σύνδεση με το ERP ή το λογιστικό πρόγραμμα της επιχείρησης. Η ροή των στοιχείων γίνεται αυτόματα, χωρίς ανάγκη για ανθρώπινη παρέμβαση.
Η διαφορά είναι ουσιώδης: από την αποσπασματική εικόνα που βασίζεται σε χειροκίνητες εγγραφές η επιχείρηση αποκτά συνεχή πληροφόρηση, οπτικοποίηση των κρίσιμων δεικτών και δυνατότητα έγκαιρης αντίδρασης.
Για παράδειγμα, μια μικρή εμπορική επιχείρηση μπορεί να δει ότι οι πωλήσεις κάποιου προϊόντος αυξάνονται τις πρώτες εβδομάδες κάθε μήνα και να προσαρμόσει τις παραγγελίες της. Μια εταιρία παροχής υπηρεσιών μπορεί να διαπιστώσει με ποιον ρυθμό εξοφλούνται οι πελάτες της και να στείλει reminders νωρίτερα.
ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΝΤΥΠΗ ΕΚΔΟΣΗ (ΦΥΛΛΟ 18/4/2025)
