Την αναγκαιότητα ο Δημόσιος τομέας της χώρας να εφαρμόσει στο σύνολό του διαδικασίεςproject management, ώστε να μπορεί να διαχειρίζεται τα κάθε είδους έργα του αποτελεσματικότερα και με πολύ χαμηλότερο κόστος, υπογράμμισε ο Πρόεδρος τουΟικονομικού Επιμελητηρίου Ελλάδος, Κωνσταντίνος Κόλλιας.
Μιλώντας στο PMI Congress 2017, o κ. Κόλλιας ανέφερε ότι ήδη τέτοιου είδους διαδικασίες έχουν αρχίσει και εφαρμόζονται σε συγκεκριμένους τομείς και οργανισμούς του Δημοσίου, και μάλιστα με μεγάλη επιτυχία και παρέθεσε τα πολλαπλά οφέλη από την ενσωμάτωση διαδικασιών διαχείρισης έργων από έναν οργανισμό, ειδικά αν αυτός είναι κρατικός.
Πρόκειται για οφέλη, όπως είπε, τόσο για τον ίδιο το δημόσιο τομέα (ταχύτερες διαδικασίες, καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού, χαμηλότερο κόστος), όσο και για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις (λιγότερη γραφειοκρατία, λιγότερες χαμένες ανθρωποώρες, εξοικονόμηση πόρων).
Ακολουθεί το πλήρες κείμενο της ομιλίας.
«Καλημέρα σας και σας ευχαριστώ πολύ για την πρόσκληση να παρευρεθώ σε αυτό το συνέδριο, για ένα θέμα, που θεωρώ ότι θα έπρεπε να είναι από τα βασικά προς συζήτηση, κατά τη διάρκεια όλης αυτής της περιόδου, όπου η χώρα βρίσκεται σε καθεστώς μνημονίων.
Διότι, πέρα από όλα όσα έχουν γίνει τη συγκεκριμένη περίοδο, και αναφέρομαι στα μέτρα, που έχουν ληφθεί, και στις επιπτώσεις αυτών, κάποια πράγματα εξακολουθούν να μην έχουν αλλάξει στη λειτουργία του Ελληνικού Δημοσίου.
Και αυτά δεν είναι άλλα από την καθημερινότητα στον κρατικό μηχανισμό, που προβληματίζει διπλά, γιατί κοστίζει διπλά:
Πρώτον, κοστίζει στο Ελληνικό Δημόσιο, δηλαδή σε όλους τους Έλληνες φορολογουμένους, διότι οι καθυστερήσεις, που προκαλούνται από την έλλειψη συντονισμού και το τέρας της γραφειοκρατίας, δημιουργούν επιπρόσθετα κόστη, τα οποία επιβαρύνουν τον κρατικό προϋπολογισμό, στερώντας από το Κράτος τη δυνατότητα να ξοδέψει τα χρήματά του σε άλλες, πιο εποικοδομητικές, δαπάνες.
Και δεύτερον, κοστίζει σε πολίτες και επιχειρήσεις, διότι όλη αυτή η κατάσταση σημαίνει ατελείωτες και χαμένες ανθρωποώρες, οι οποίες μεταφράζονται σε χρήμα, σε μια ιδιαίτερα δύσκολη περίοδο για το επιχειρείν και την αγορά ευρύτερα.
Κυρίες και κύριοι…
Σε όλη αυτή τη μνημονιακή περίοδο, είδαμε ουκ ολίγες φορές περιπτώσεις, είτε απόλυτης ασυνεννοησίας μεταξύ κρατικών φορέων, είτε έλλειψης συντονισμού ακόμα και μέσα στον ίδιο οργανισμό, που έπρεπε να φέρει σε πέρας ένα συγκεκριμένο σχέδιο ή να υλοποιήσει ένα από τα γνωστά προαπαιτούμενα.
Πόσο εύκολο είναι, όμως, να εφαρμόσουμε συνθήκες project management στον κρατικό μηχανισμό; Δεν είναι και τόσο εύκολο. Κι αυτό το λέω, όχι επειδή δεν πιστεύω ότι μπορούν οι υπάλληλοι και οι οργανισμοί να προσαρμοστούν, αν τους δοθούν οι κατάλληλες κατευθύνσεις.
Το λέω, διότι – πολύ απλά – για να μπορέσει να εφαρμοστεί αυτό στα έργα του Δημοσίου, θα πρέπει όλες οι υπηρεσίες του να συνειδητοποιήσουν την αναγκαιότητα του Project Management, ώστε να υπερθεματίσουν της εφαρμογής τους.
Διάβαζα πρόσφατα ένα παλαιότερο άρθρο μέλους του PMI, στο οποίο γίνεται επίκληση μιας αναφοράς από Αμερικανό ειδικό. Τι λέει αυτός; Πολύ απλά, ότι «Το Project Management πρέπει να είναι η εξασφάλιση του Management, ότι το project θα παραδοθεί on time, on budget και με χρήση δομών και αρχών που σέβονται τη δαπάνη που γίνεται».
Βέβαια, προσθέτει ο συγγραφέας του άρθρου, το πόσο εύκολα αγκαλιάζεται το Project Management σε έναν οργανισμό του Δημοσίου εξαρτάται κατά κύριο λόγο από τη βούληση της κεντρικής κυβέρνησης. Και δεν έχω παρά να συμφωνήσω απόλυτα μαζί του.
Σας μίλησα πριν από λίγο για το ρόλο και τις ευθύνες του project manager, ώστε να δώσει τις κατάλληλες κατευθύνσεις στους εργαζόμενους, στο δημόσιο τομέα και όχι μόνο.
Εδώ θέλω να επισημάνω τα εξής:
Είναι εξαιρετικής σημασίας ο Project Manager να είναι σε θέση να αναγνωρίσει τα χαρακτηριστικά του “εσωτερικού περιβάλλοντος”, που μπορούν να επηρεάσουν τα αποτελέσματα του έργου, αρνητικά ή θετικά. Διαφορετικοί οργανισμοί έχουν διαφορετικές κουλτούρες, δηλαδή διαφορετικές αξίες, πεποιθήσεις, επιδιώξεις, οι οποίες κυρίως εκπορεύονται από την ανώτατη διοίκηση.
Επιπλέον θα πρέπει να συνεκτιμηθούν και παράγοντες από το “εξωτερικό περιβάλλον”, όπως λόγου χάρη οι νόμοι, που αφορούν στην πρόσληψη προσωπικού, η ευκολία ή μη εύρεσης κατάλληλου προσωπικού, ο βαθμός και η ένταση του ανταγωνισμού στην τοπική αγορά, ακόμα και οι πολιτικοοικονομικές συνθήκες της δεδομένης χρονικής στιγμής, που το Project εξελίσσεται.
Η συνεκτίμηση όλων των παραπάνω και πολλών άλλων, ανάλογα με την περίπτωση, είναι καθοριστικοί παράγοντες για την επίτευξη των επιθυμητών στόχων. Τα οφέλη από τη ενσωμάτωση διαδικασιών διαχείρισης έργων από έναν οργανισμό, είτε είναι το Δημόσιο, είτε είναι ιδιωτική εταιρεία, είναι πολλαπλά και αντιληπτά από την πρώτη στιγμή. Το project management τη βοηθάει:
1. Να οργανώνει τον τρόπο έναρξης, σχεδίασης, υλοποίησης, παρακολούθησης, ελέγχου και ολοκλήρωσης των έργων που αναλαμβάνονται.
2. Να καθιερώνει ένα κοινό κώδικα και γλώσσα επικοινωνίας με ορολογία διεθνώς αναγνωρισμένη και αποδεκτή σχετικά με τη διαχείριση των έργων. Πολλές συγκρούσεις και προβλήματα καθημερινά οφείλονται στην έλλειψη κοινής γλώσσας επικοινωνίας στο χώρο εργασίας.
3. Να ιδρύει γραφείο διαχείρισης έργων, το οποίο συντονίζει και ελέγχει κεντρικά όλα τα έργα που αναλαμβάνονται, παρουσιάζοντας μεθοδικά και αξιόπιστα στη διοίκηση οποιαδήποτε στιγμή την εξέλιξη και την εικόνα τους.
4. Να αντιμετωπίζει τα έργα σαν συστήματα και όχι αποσπασματικά κάνοντας χρήση κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης έργων.
Έτσι:
α. Αναλύει πλήρως το φυσικό αντικείμενο κάθε έργου ελαχιστοποιώντας στο ελάχιστο τις πιθανότητες διολίσθησης του.
β. Σχεδιάζει, διαχειρίζεται και παρακολουθεί μεθοδικά και με ακρίβεια το χρόνο και τα ορόσημα.
γ. Συντάσσει λεπτομερή και ακριβή προϋπολογισμό έργου και παρακολουθεί την εξέλιξή του.
δ. Οργανώνει και σχεδιάζει την ποιότητα του έργου με μεθοδική παρακολούθηση κριτηρίων και στόχων.
ε. Διευθύνει και διοικεί τις ομάδες έργου, αναθέτει το κατάλληλο έργο στα μέλη των ομάδων και κάνει εξομάλυνση των πόρων όπου χρειάζεται προς κέρδος χρόνου και κόστους.
στ. Επικοινωνεί με όλους τους εμπλεκόμενους του έργου (πελάτες, κράτος, μέτοχοι, πολίτες, διοίκηση, προμηθευτές κ.ά.) προκειμένου να ενημερώνονται όλοι για θέματα που τους αφορούν (και μόνο) στον κατάλληλο χρόνο.
ζ. Αναλύει και σχεδιάζει τρόπους αντιμετώπισης των κινδύνων αλλά και των ευκαιριών που πιθανόν να προκύψουν κατά την υλοποίηση των έργων.
η. Σχεδιάζει, αναθέτει, παρακολουθεί και παραλαμβάνει τμήματα των έργων ή ολόκληρα έργα που η εταιρία αναθέτει σε τρίτους.
θ. Διαθέτει λογισμικό διαχείρισης έργων σε ότι αφορά το χρόνο, το κόστος και το φυσικό αντικείμενο το οποίο χειρίζονται μέλη της ομάδας έργων.
ι. Διαθέτει διαδικασίες καταγραφής και παρακολούθησης της εμπειρίας που αποκτάται από έργα που ολοκληρώνονται ώστε να αποφεύγονται λάθη του παρελθόντος αλλά και να υιοθετούνται καλές πρακτικές.
ια. Οργανώνει και υλοποιεί τις απαραίτητες συναντήσεις με την σωστή και προβλεπόμενη ατζέντα αποφεύγοντας χάσιμο πολύτιμου χρόνου.
Και αν όλα αυτά ακούγονται ουτοπικά για τα δεδομένα του ελληνικού Δημοσίου, πρέπει να σας πω ότι έχουν ήδη αρχίσει και εφαρμόζονται σε κάποιες περιπτώσεις. Και, μάλιστα, με μεγάλη επιτυχία.
Γνωρίζετε, άλλωστε, καλύτερα από εμένα, project managers, οι οποίοι εργάζονται στο Δημόσιο και έχουν κάνει θαύματα.
Project management, λοιπόν, στο Δημόσιο, τώρα ! Σε όλες τις λειτουργίες του, και όχι αποσπασματικά. Μόνο έτσι, η κρατική μηχανή θα λειτουργήσει αποτελεσματικά, προς όφελος όλων μας.
Καλή επιτυχία στο συνέδριό σας.
Σας ευχαριστώ πολύ».
