Η εγκατάσταση σε νέο γραφείο αποτελεί ένα σημαντικό έξοδο για κάθε επιχείρηση, ενώ η χρήση ενός έτοιμου χώρου δίνει στις εταιρείες μεγαλύτερη ευελιξία και εξοικονομεί χρήματα.
Σύμφωνα με την Regus, το κόστος εγκατάστασης και εξοπλισμού ενός γραφείου αποτελεί μια από τις σημαντικότερες δαπάνες μιας εταιρείας. Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη της Fundera, μόνο το κόστος για τον εξοπλισμό ενός νέου γραφείου κυμαίνεται μεταξύ 10 και 125 χιλιάδων δολαρίων ενώ η ενοικίαση του χώρου μεταξύ 100 και 1.000 δολαρίων ανά υπάλληλο, το μήνα, αναδεικνύοντας τα κόστη αυτά ως τις πρωταρχικές και μεγαλύτερες δαπάνες μιας εταιρείας.
Εκτός από την αρχική δαπάνη για αντικείμενα όπως για παράδειγμα υπολογιστές, γραφεία και χαρτικά, υπάρχουν επίσης πάγια έξοδα όπως αυτά της ασφάλισης, θέρμανσης, ηλεκτρικής ενέργειας, καθώς και καθαριότητας του χώρου.
Σύμφωνα με εκτιμήσεις, το στήσιμο ενός νέου γραφείου-υποκαταστήματος μιας εταιρείας σε άλλη χώρα, μπορεί να κοστίσει περισσότερο από 38.000€. Δαπάνες όπως η μεσιτική αμοιβή και ο εξοπλισμός του γραφείου συμβάλλουν κατά ένα μεγάλο ποσοστό στην αρχική δαπάνη. Ένα εντελώς άδειο γραφείο θα χρειαστεί τον βασικό εξοπλισμό (γραφεία, καρέκλες, αρχειοθήκες κλπ), αλλά και έναν διαμορφωμένο χώρο υποδοχής των επισκεπτών και πελατών. Στη συνέχεια, ο χώρος θα πρέπει να εξοπλιστεί σύμφωνα με τις σύγχρονες απαιτήσεις, με υπολογιστές, τηλέφωνα, ευρυζωνική υποδομή, εκτυπωτές και ίσως ακόμη και διακομιστές ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας. Αλλά και μετά την ολοκλήρωση εγκατάστασής του, η διασφάλιση πόρων για τη διατήρηση της ομαλής λειτουργίας του γραφείου είναι ένας παράγοντας μόνιμης ανησυχίας για τις επιχειρήσεις. Για παράδειγμα εργασίες επισκευής στο κτίριο ή την τεχνολογική υποδομή μπορεί εύκολα να δημιουργήσουν πρόβλημα στον μηνιαίο προϋπολογισμό.
Ένα άλλο ζήτημα για τις επιχειρήσεις είναι η επιλογή της τοποθεσίας. Οι προτιμώμενες εγκαταστάσεις μπορεί να μην είναι διαθέσιμες προς ενοικίαση ή πώληση. Είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να έχουν πρόσβαση σε χώρους εργασίας που εξυπηρετούν και προσφέρονται για επιχειρηματικές συναντήσεις. Πόσο κοντά πρέπει να είναι το γραφείο στους προμηθευτές και υποψήφιους πελάτες; Θα πρέπει να βρίσκεται στο κέντρο της πόλης ή στην περιοχή με τις περισσότερες επιχειρήσεις;
Ένας άλλος κρίσιμος παράγοντας είναι η στάση του προσωπικού απέναντι σε μια δεδομένη τοποθεσία. Για τους Millennials, η καλή τοποθεσία είναι ένας πολύ σημαντικός παράγοντας, που μπορεί επομένως να προσελκύσει περισσότερα ταλέντα. Σύμφωνα με έκθεση της Deloitte, οι Millennials δίνουν σημασία στην ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής, κάτι που μπορεί να επιτευχθεί με την εγκατάσταση του γραφείου σε ωραίο χώρο με ζωντανή ατμόσφαιρα ή σε τοποθεσία με εύκολη πρόσβαση για όλους. Καθώς είναι σημαντικό να εξυπηρετούνται οι ανάγκες του προσωπικού, εγκαταστάσεις όπως η κοινόχρηστη κουζίνα, οι χώροι συνάντησης και διαλείμματος, μπορούν να συμβάλλουν στη δημιουργία αίσθησης κοινότητας και στην αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων.
Όλα αυτά τα στοιχεία τα προσφέρει το ευέλικτο μοντέλο χώρου εργασίας, που προτιμάται από το σύγχρονο εργατικό δυναμικό.
